Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Buchungsanfrage stellen, uns eine E-Mail schreiben oder mit unserem Telefonsystem in Kontakt treten.

Datenerfassung auf unserer Website

Wer ist verantwortlich? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber (siehe Abschnitt 2 sowie das Impressum).

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z. B. über das Buchungs- oder Kontaktformular). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (technische Daten wie Browsertyp, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten? Zur fehlerfreien Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung Ihrer Buchungsanfragen und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Welche Rechte haben Sie? Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch sowie auf Datenübertragbarkeit. Sie können sich jederzeit unter den im Impressum angegebenen Kontaktdaten an uns wenden und haben ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Hotel zum Rücking
Inh. Jan Ferderer
Rückingsallee 16
37154 Northeim
Telefon: +49 5551 – 409 2631
E-Mail: hotelzumruecking@gmail.com

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen – eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns reicht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird hiermit widersprochen.

4. Datenerfassung auf unserer Website

Server-Log-Dateien

Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser an uns übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website).

Cookies

Diese Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies, die für den Betrieb der Webseite erforderlich sind. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

Buchungs- und Kontaktformular

Wenn Sie über das Buchungs- oder Kontaktformular eine Anfrage stellen, werden die angegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Reisedaten, Personenzahl, Sonderwünsche) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erhoben. Die Daten werden per E-Mail an unsere Buchungsadresse übermittelt und – sofern die Anfrage zu einer Buchung führt – in unserer Hotelsoftware gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

5. Live-Verfügbarkeit & Hotelsoftware

Zur Anzeige freier Zimmer und zur Übermittlung von Buchungen nutzen wir die Hotelsoftware der hotelsoftware.at GmbH (Österreich). Bei der reinen Verfügbarkeitsabfrage werden keine personenbezogenen Daten übertragen – lediglich die gewählten Datumsangaben. Bei einer tatsächlichen Buchung werden Ihre Gastdaten an die Hotelsoftware übermittelt; dies erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungs-Vertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Hosting und Bereitstellung der Webseite

Die Webseite wird gehostet bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA). Vercel verarbeitet die unter „Server-Log-Dateien" genannten technischen Daten zur Bereitstellung der Webseite. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag inkl. Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission für die Datenübermittlung in Drittländer. Weitere Informationen: vercel.com/legal/privacy-policy.

7. Hinweise zur Nutzung von KI-Systemen

Wir setzen zur effizienten Bearbeitung von Gästeanfragen KI-gestützte Assistenten ein. Wir möchten Sie hierüber transparent informieren.

7.1 KI-gestützter E-Mail-Assistent

Eingehende E-Mails an unsere Hotel-Adresse werden zur Vorsortierung und Beantwortung durch ein automatisiertes System verarbeitet, das auf den Sprachmodellen der OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) basiert. Der Inhalt Ihrer E-Mail wird zur Kategorisierung (z. B. „Buchungsanfrage", „Frage zum Frühstück", „Beschwerde") sowie zur Erstellung eines Antwortvorschlags an die OpenAI-Schnittstelle übermittelt und dort verarbeitet. OpenAI nutzt Daten aus API-Anfragen ausdrücklich nicht zum Training ihrer Modelle. Übermittelte Inhalte werden gemäß OpenAI-Standard-Richtlinie für maximal 30 Tage zur Missbrauchsprävention gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sobald uns die Bestätigung des „Zero Data Retention"-Status durch OpenAI vorliegt, entfällt auch diese 30-Tage-Speicherung.

Die Workflow-Orchestrierung erfolgt über die Open-Source-Software n8n, die wir selbst hosten auf einem Server bei Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern, EU). Daten verbleiben damit in der Europäischen Union. Mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Interne Benachrichtigungen via Telegram: Für zeitnahe Hinweise an das Hotelteam (z. B. „offener Rückruf", „Übergabe an Rezeption") verwenden wir den Messenger-Dienst Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE). Übermittelt werden eine knappe Kategorisierung des Anliegens sowie die um die mittleren Ziffern gekürzte Anrufer-Telefonnummer (Beispiel: „+49 171 ••• ••83"). Die vollständige Telefonnummer und der Gesprächsinhalt verbleiben ausschließlich in unserem internen Anruf-Dashboard auf dem Server in der EU. Ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO besteht mit Telegram nicht; wir minimieren daher konsequent die übermittelten Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zeitnahen Bearbeitung von Gästeanliegen).

Speicherort der E-Mails: Die ursprüngliche E-Mail wird wie eine gewöhnliche E-Mail in unserem Google-Mail-Postfach gespeichert. Zur Nachvollziehbarkeit der automatisierten Verarbeitungsschritte werden die einzelnen Workflow-Aufrufe in der self-hosted n8n-Instanz für maximal 30 Tage protokolliert (Audit-Log) und anschließend automatisch gelöscht. Eine Weitergabe dieser Logs an Dritte erfolgt nicht; die Daten verbleiben auf dem von uns betriebenen Server in der EU.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Bearbeitung von Anfragen).
Speicherdauer: Solange für die Bearbeitung erforderlich und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Widerspruchsrecht: Sie können der automatisierten Verarbeitung widersprechen. In diesem Fall bearbeiten wir Ihre Anfrage rein manuell – die Antwortzeiten können dann jedoch länger ausfallen.

7.2 KI-gestützter Telefon-Assistent

Wenn Sie uns telefonisch erreichen, kann Ihr Anruf außerhalb der Rezeptionszeiten von einem KI-Telefonassistenten entgegengenommen werden. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass das Gespräch zur internen Nachverfolgung als Text-Transkript gespeichert wird. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, können Sie das Gespräch jederzeit beenden oder uns innerhalb der Rezeptionszeiten persönlich erreichen.

Technischer Aufbau und beteiligte Dienste:

• Telefonie-Anbieter (SIP-Trunk): sipgate GmbH (Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, Deutschland). Eingehende Anrufe werden über sipgate auf unsere Hotel-Rufnummer geleitet. Mit sipgate besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO. sipgate unterliegt vollständig dem deutschen Datenschutzrecht und der DSGVO.
• Sprach-Streaming-Plattform: Die Software „LiveKit" (Open Source) wird von uns selbst gehostet auf einem Server bei Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern, EU). Der eingehende Audio-Stream wird hier in Echtzeit weitergeleitet. Mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
• Spracherkennung, Sprachverständnis und Sprachausgabe (Realtime API): OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland). Wir nutzen die „OpenAI Realtime API" (Modell gpt-realtime), die das gesamte Hör-, Verstehens- und Sprechen- Verfahren in einem einzigen API-Dienst kombiniert. Ihre gesprochenen Worte werden in Echtzeit an OpenAI übermittelt, dort verstanden und in Sprache zurück­geliefert. Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag. OpenAI nutzt API-Daten ausdrücklich nicht für Modell-Training. Audio- und Text-Daten werden gemäß OpenAI-Standard-Richtlinie für maximal 30 Tage zur Missbrauchsprävention bei OpenAI gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sobald uns die Bestätigung des „Zero Data Retention"-Status durch OpenAI vorliegt, entfällt auch diese 30-Tage-Speicherung und die Verarbeitung erfolgt vollständig transient.
• Speicherung der Gesprächs-Zusammenfassung: Ein eigenes, selbst-gehostetes Dashboard („calls-dashboard") läuft ausschließlich auf unserem Server bei Hostinger International Ltd. (Zypern, EU) – erreichbar unter der internen Subdomain calls.ruecking-voice.de mit Passwortschutz und SSL-Verschlüsselung. Die Daten liegen in einer lokalen SQLite-Datenbank und verlassen den Server nicht.

Was wird gespeichert?
Nach Beendigung des Gesprächs wird ausschließlich ein reines Text-Transkript (sowie eine kurze KI-Zusammenfassung) gespeichert. Es werden keine Audio-Aufnahmen angefertigt oder dauerhaft gespeichert. Die Speicherung erfolgt in einer lokalen Datenbank auf unserem Server in der EU.

Speicherdauer: Das Transkript wird automatisch nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht.
Zweck: Interne Nachverfolgung Ihrer Anfrage, Qualitätssicherung und ggf. Anschluss-Bearbeitung durch einen Mitarbeiter.
Zugriffsberechtigte: Ausschließlich Mitarbeiter des Hotel zum Rücking mit Rezeptions-Berechtigung (passwortgeschützter Zugang). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Drittlandsübermittlung: Die Echtzeit-Sprachverarbeitung erfordert die Übermittlung Ihrer Audio-Daten an die OpenAI Ireland Ltd. (Irland, EU). Die EU-Niederlassung verarbeitet Daten im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework sowie unter EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Eine Übermittlung in die USA findet nur insoweit statt, als OpenAI dies zur technischen Bereitstellung benötigt – die rechtlichen Garantien gemäß Art. 46 DSGVO werden eingehalten.

Einwilligung im Gespräch: Unser KI-Assistent fragt zu Beginn jedes Gesprächs ausdrücklich nach Ihrer Einwilligung in die Speicherung des Text-Transkripts. Wenn Sie ablehnen, wird kein Transkript gespeichert – das Gespräch wird trotzdem geführt, aber nichts davon nach Ende des Anrufs aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erreichbarkeit außerhalb der Rezeptionszeiten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch bewusste Fortsetzung des Gesprächs nach dem einleitenden Hinweis).

Ihre Rechte: Sie haben jederzeit das Recht, der Speicherung Ihres Transkripts zu widersprechen, die Löschung vor Ablauf der 30 Tage zu verlangen oder Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten. Wenden Sie sich dazu formlos an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Sie können das Telefonat auch jederzeit beenden, um eine weitere Speicherung zu vermeiden.

7.3 Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Jede Buchungsbestätigung wird – zumindest stichprobenartig – vor dem Versand durch eine Person geprüft. Sie haben jederzeit das Recht auf eine rein menschliche Bearbeitung Ihrer Anfrage.

8. Plugins und Tools

Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Web Fonts von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Google Maps

Auf der Seite „Lage & Anreise" nutzen wir den Kartendienst Google Maps (Google Ireland Limited). Zur Nutzung ist die Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Google erforderlich. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen jederzeit folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu formlos an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – für uns ist das die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

Stand: Juli 2026